Manche Menschen halten sich selbst auf Trab, indem sie ihre Arbeit in Produktivitäts-Apps protokollieren, während andere sich in Blogs und Büchern von Produktivitätszitaten inspirieren lassen. Unabhängig davon, wie du dich motivierst, Dinge am Arbeitsplatz zu erledigen, sind wir alle ab und zu auf der Suche nach Produktivitätstipps, die uns vorwärts bringen.
Es wird seit langem darüber diskutiert, ob Erfolg auf Glück oder harte Arbeit zurückzuführen ist, aber unabhängig von deiner Meinung haben es die erfolgreichsten Menschen geschafft, ihre Talente, ihre Zeit und ihre allgemeine Produktivität zu optimieren. Diejenigen, die in der Lage sind, Wege zu finden, ihre Produktivitätsprobleme zu überwinden und ihr Arbeitspensum zu optimieren, sind diejenigen, die letztendlich zu Branchenführern werden.
1. Setze dir täglich Ziele.
„Mach dir klar, auf welche wichtigen Ziele du jeden Tag hinarbeiten willst. Ich liste eine kleine Anzahl von hochwertigen Aufgaben oder Zielen für den Tag auf.“ – Rachel Haurwitz, CEO von Caribou Biosciences
Haurwitz sagt, dass sie sich jeden Morgen mit einem leeren Blatt Papier hinsetzt und sich fragt: „Wie will ich mein Unternehmen heute aufbauen?“ Wenn du das Gleiche tust, kannst du die wichtigsten Aufgaben für den kommenden Tag herausfinden, und wenn du deine Liste speicherst, kannst du deinen Fortschritt verfolgen, während du die Dinge abhakst.
Wie viele Tage hast du schon damit beendet, dass du zurückblickst und sagst: „Mann, ich weiß gar nicht, was ich heute geschafft habe.“ Natürlich muss jeder Mensch eine gewisse Zeit mit niederen oder sich wiederholenden Arbeiten verbringen, aber jeder Tag, an dem du arbeitest, sollte irgendwie zu deinem zukünftigen Erfolg beitragen.
Manchmal hilft dir eine solche Liste, auf Kurs zu bleiben und dich zu motivieren, denn so kannst du den Tag eins nach dem anderen angehen, anstatt dich mit einem Haufen unsortierter Ideen zu überfordern oder von einer Sache zur nächsten zu rennen, um herauszufinden, wie du deine Zeit verbringen sollst.
2. Mach das Schwierigste zuerst.
Ein Produktivitäts-Tipp, den ich schon immer geliebt habe, ist „Friss den Frosch“ – das bedeutet, dass du die schwierigste oder unbeliebteste Aufgabe als Erstes in Angriff nimmst. – John Furneaux, CEO von Hive
Du hast deine To-Do-Liste für den Tag, aber die schwierigste Frage ist, wo du anfangen sollst? John Furneaux, CEO von Hive, sagt, dass du am Morgen zuerst deine unangenehmste Aufgabe in Angriff nehmen solltest.
Früh am Tag hast du in der Regel die meiste Energie und die wenigsten Ablenkungen, so dass es dir leichter fällt, dich auf schwierige Aufgaben zu konzentrieren. Außerdem stimmt es dich positiv auf den Tag ein, wenn du deine schwierigste Aufgabe zuerst erledigst.
Eine Möglichkeit, diese Routine beizubehalten, besteht darin, alle Ablenkungen auszuschalten. Das bedeutet, dass du deine Mails, dein Telefon oder die sozialen Medien nicht abrufst, bis du die schwierigste Aufgabe des Tages erledigt hast.
3. Überprüfe deine Woche jeden Freitag.
„Überprüfe dein Tagebuch am Ende jeder Woche. Drucke es buchstäblich aus und gehe es durch. Das wird die Art und Weise, wie du deine Zeit verbringst, verändern.“ – Scott Farquhar, Co-CEO bei Atlassian
Manche Menschen gehen abends mit einem Wirbelwind von Gedanken ins Bett, die ihnen durch den Kopf gehen. Sie haben kaum Zeit, das zu verarbeiten, was sie gerade getan haben, weil sie so gestresst sind von dem, was direkt vor ihnen liegt.
Um sein Produktivitätszitat zu erläutern, sagt Farquhar, dass er sich jede Woche einen Block Zeit nimmt, um sich hinzusetzen und die vergangene Woche durchzugehen, damit er drei wichtige Fragen beantworten kann:
- Habe ich erreicht, was ich erreichen wollte?
- Musste ich bei allem, was ich besucht habe, persönlich anwesend sein?
- Hätte ich das Gleiche in kürzerer Zeit erreichen können?
Das ist eine gute Taktik, um herauszufinden, ob du deine Zeit wirklich sinnvoll verwaltest und einsetzt.
4. Erkenne deine produktivste Tageszeit.
„Verstehe, wie dein Gehirn funktioniert und wann du am produktivsten bist. Ich habe meine Mittagssitzungen abgeschafft, um meine produktive Zeit so lange wie möglich zu erhalten.“ – Ryan Smith, CEO und Mitbegründer von Qualtrics
Jeder hat eine bestimmte Tageszeit, zu der er besonders konzentriert und kreativ ist. Für manche Menschen ist das morgens der Fall. Für andere ist es vielleicht nach dem Mittagessen oder sogar am Abend.
Smith sagt, dass er morgens am produktivsten ist und bis zum frühen Nachmittag durchhält. Das bedeutet, dass er sich angewöhnt hat, alle Meetings später am Tag zu planen, damit sie seine produktivste Zeit nicht unterbrechen.
Er arbeitet oft in der Mittagspause, ohne Besprechungen in der Mittagspause, und das ermöglicht es ihm, am meisten zu erreichen. Außerdem setzt er Prioritäten und plant seine Termine so, dass die Aufgaben, die seine größte Aufmerksamkeit und Kreativität erfordern, zu Beginn des Tages erledigt werden, wenn er die größte Kapazität hat, sie zu bearbeiten und abzuschließen.
5. Beginne mit nur 5 Minuten.
„Wenn du etwas nicht tun willst, nimm dir vor, es wenigstens fünf Minuten zu tun. Nach fünf Minuten wirst du die ganze Sache erledigen.“ – Kevin Systrom, Mitbegründer von Instagram
Prokrastination ist der Feind der Produktivität, aber wir haben uns alle schon einmal daran schuldig gemacht.
Systrom sagt, dass er die Prokrastination besiegt, indem er sich vornimmt, fünf Minuten lang das zu tun, was er aufschiebt. Am Ende der fünf Minuten sitzt er dann da und bringt die ganze Sache zu Ende.
Das ist ein perfektes Beispiel dafür, dass es am schwierigsten ist, anzufangen, und dass es am wichtigsten ist, aktiv zu werden. Manchmal ist später besser, aber meistens wirst du feststellen, dass du deine Produktivität steigerst, wenn du vorausgehst und kleine Dinge erledigst, weil du nicht zulässt, dass sich das Geschirr in der Spüle stapelt. Du wäschst dir sofort die Hände in Unschuld.
6. Erkenne deine Prioritäten.
Wenn du sagst: „Ich habe keine Zeit“, bedeutet das in Wirklichkeit: „Es hat keine Priorität“. Wenn dir jemand einen Haufen Geld anbietet, um das zu tun, wofür du angeblich keine Zeit hast, würdest du wahrscheinlich die Zeit finden! Es geht also nicht um Zeit. Es geht darum, dass es auf deiner Prioritätenliste nicht weit genug nach oben gerückt ist … und das ist in Ordnung.
Viele Dinge mögen in der Theorie gut klingen, sind aber in der Praxis nicht das Richtige. Akzeptiere diese Realität und du kannst die Kontrolle über deine Zeit zurückgewinnen.“ – Laura Vanderkam, Autorin und Produktivitätsprofi
Als wir mit Laura Vanderkam darüber sprachen, wie sie ihre Produktivität maximiert, teilte sie uns die wichtigsten Erkenntnisse aus ihrem Buch 168 Hours: Du hast mehr Zeit, als du denkst. Sie sagt, dass es nicht darauf ankommt, wie viel Zeit du tatsächlich hast, sondern wie du diese Zeit verbringst.
Dieser einfache Sinneswandel ist sehr ermutigend, denn er ermöglicht es dir, die Kontrolle über deinen Tag zu übernehmen. Anstatt dich überwältigt zu fühlen und keine Zeit mehr zu haben, um alles auf deiner Liste zu erledigen, solltest du deine wichtigsten Prioritäten festlegen und dich auf diese konzentrieren. Die anderen Dinge können warten.
7. Setze dir Grenzen.
„Um die bestmögliche Arbeit zu leisten, erledige ich am liebsten eine Aufgabe nach der anderen, damit sie meine volle Aufmerksamkeit bekommt. Wenn du deinen Zeitplan, deine Grenzen und deine Erwartungen nicht von Anfang an festlegst, werden die Leute dich ausnutzen.
Deshalb ist es wichtig, dass du dir über deine Grenzen im Klaren bist und wie du sie anderen mitteilst. – Karen Edgar, HBO-Programmmanagerin bei WarnerMedia. Jeder kennt das Gefühl: Du machst deine Aufgabenliste, setzt dich hin, um den Tag anzugehen, und dann beantwortest du stundenlang Fragen und zufällige Slack-Nachrichten.
Plötzlich ist es Mittagszeit und du hast so viele verschiedene Aufgaben aufgenommen und wieder fallen gelassen, dass du nicht weißt, worauf du dich als Nächstes konzentrieren sollst. Noch frustrierender ist, dass du deine eigene Aufgabenliste noch nicht einmal angefasst hast.
Um diese unnötigen Unterbrechungen und Ablenkungen zu reduzieren, stellt Karen Edgar sicher, dass sie von Anfang an Grenzen mit ihren Kolleginnen und Kollegen festlegt. Gibt es bestimmte Stunden, die du für deine eigenen Aufgaben blockieren willst? Gibt es ein Zeitfenster, in dem die Leute mit Fragen zu dir kommen sollten? Wenn du diese Grenzen festlegst und sie effektiv kommunizierst, kannst du die Erwartungen steuern und deinen Zeitplan zurückgewinnen.
8. Isoliere dich von Ablenkungen.
„Schalte so oft wie möglich alles aus – E-Mail, Telefon, Börsenticker, Nachrichten usw. – und konzentriere dich auf eine einzige Aufgabe ohne Unterbrechung. – Dianne McKeever, Mitbegründerin und Chief Investment Officer bei Ides Capital
Hast du dich schon einmal auf ein Projekt konzentriert, und dann, schwupps, haben dir Facebook-Freunde Nachrichten geschickt oder E-Mails auf dein Handy geschickt? Diese Ablenkungen erfordern normalerweise nicht sofort deine Aufmerksamkeit, aber wenn sie in einem Moment intensiver Konzentration auftreten, können sie diese ernsthaft stören.
McKeever sagt, dass sie alles auf stumm schaltet, wenn sie ein paar Minuten (oder ein paar Stunden) an einem Projekt arbeiten muss. Sie hat keine Chance, durch E-Mails oder soziale Medien abgelenkt zu werden, wenn sie keine Benachrichtigungen darüber erhält.
Das ist eine Taktik, die du wahrscheinlich mit großem Erfolg anwenden könntest, vor allem, wenn man bedenkt, wie viele Ablenkungen wir täglich erleben. Deine E-Mails erfordern wahrscheinlich nicht deine sofortige Aufmerksamkeit und auch sonst nichts, was nicht für die nächsten 1-2 Stunden geplant war.
9. Verschwende keine Zeit mit E-Mails.
„Ich gebe lieber eine kurze, schnelle, unvollständige Antwort, als zu warten und es besser zu machen.“ – Sheryl Sandberg
E-Mails sind ein effektives Kommunikationsmittel am Arbeitsplatz, aber Sandbergs E-Mail-Methode zeigt, dass lange, detaillierte Antworten oft Zeitverschwendung sind. Sandberg antwortet auf jede einzelne Nachricht, die sie erhält, aber sie spart Zeit, indem sie sich kurz fasst und auf den Punkt bringt. Der Verzicht auf Floskeln spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch sicher, dass der Empfänger die gesamte E-Mail liest und die wichtigsten Aussagen erkennt.
Die schnelle Beantwortung von E-Mails kann auch den Stress eines vollen Posteingangs vermeiden, der überwältigend, unorganisiert und schwer zu sortieren ist. Zusätzlich zu den schnellen Antworten kannst du mit diesen E-Mail-Integrationen deine Produktivität weiter steigern und Zeit sparen. Dies ist einer unserer wichtigsten Produktivitätstipps.
10. Schlaf dich aus.
„Wenn wir uns Zeit nehmen, um zu schlafen und uns zu erholen, sind wir als Unternehmer und Führungskräfte effektiver“, sagt Huffington. „Unsere kognitive Leistung verbessert sich. Wir treffen bessere Entscheidungen. Wir sind weniger reaktiv. Wir regen uns weniger auf, wenn schlechte Dinge passieren.“ -Ariana Huffington, CEO und Gründerin von Thrive Global, ehemalige Mitbegründerin von The Huffington Post
Ariana Huffington ist der Meinung, dass Schlaf eine entscheidende Komponente für den Erfolg ist, und das ist einer unserer besten Produktivitätstipps für die körperliche Gesundheit. In einem Interview mit CNBC sagt Huffington, dass „ein guter Tag in der Nacht davor beginnt“.
Diese Ansicht steht im Gegensatz zu vielen traditionellen Klischees, die mit leistungsstarken Führungskräften in Verbindung gebracht werden, die bereit sind, lange zu arbeiten und den Schlaf zu opfern, um ihre Arbeit zu erledigen. Ariana weist jedoch darauf hin, dass Überarbeitung tatsächlich die Leistung beeinträchtigen und zu Burnout führen kann.
Wenn du das nächste Mal in Versuchung gerätst, bis spät in die Nacht aufzubleiben und mit zermürbtem Kopf zu arbeiten, schlafe etwas und gehe die Aufgabe stattdessen am nächsten Morgen noch einmal durch. Wenn du dir die Zeit zum Schlafen nimmst, kann sich dein Gehirn wieder aufladen, die kognitive Leistung steigern und letztendlich deine Effektivität bei der Arbeit verbessern.
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